III. PENGENDALIAN PERSEDIAAN

III. PENGENDALIAN PERSEDIAAN

A. Definisi dan Fungsi Persediaan
Berbagai rumusan tentang definisi persediaan telah banyak dikemukakan oleh para ahli, namun pada prinsipnya persediaan adalah sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut di sini dapat berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi, atau kegiatan konsumsi pada sistem rumah tangga. Selanjutnya yang akan dibahas akan dibahas adalah persediaan dalam sistem manufaktur.

Menurut Groebner dalam Introduction to Management Science [1992] persediaan merupakan komponen material atau produk jadi yang tersedia di tangan, menunggu untuk digunakan atau dijual.
Sedangkan menurut Riggs [1976] persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses [work in process], barang jadi bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.
Jadi dapat dikatakan persediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.
Selain itu persediaan juga dapat dinyatakan sebagai sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut adalah berupa kegiatan produksi pada system manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pangan poada sistem rumah tangga.

Dalam system manufaktur, persediaan terdiri dari bentuk-bentuk sebagai berikut:
1. Bahan mentah [raw materials], yaitu barang-barang berwujud yang merupakan input awal dari proses transformasi menjadi produk jadi.
2. Komponen yaitu barang-barang yang terdiri atas bagian-bagian (parts) yang diperoleh dari perusahaan lain atau hasil produksi sendiri untuk digunakan dalam pembuatan barang jadi atau barang setengah jadi
3. Barang setengah jadi (work in process), merupakan barang-barang keluaran dari tiap operasi produksi atau perakitan yang telah memiliki bentuk lebih kompleks daripada komponen, namun masih perlu proses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi atau barang setengah jadi bisa disebut barang yang berbentuk peralihan antara bahan baku dengan produk setengah jadi.
4. Barang jadi (finished good), merupakan hasil akhir proses transformasi yang siap dipasarkan kepada konsumen.
5. Bahan pembantu (supplies material) adalah barang-barang yang diperlukan dalam proses pembuatan atau perakitan barang, namun bukan merupakan komponen barang jadi. Termasuk bahan penolong adalah bahan bakar, pelumas, listrik dan lain-lain.

B. Masalah Persediaan Dalam Sistem Manufaktur
Masalah utama persediaan bahan baku adalah menentukan berapa jumlah jumlah pemesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity).

i. Biaya-Biaya Dalam Sistem Persediaan
A. Biaya Pembelian [Purchasing Cost = c]
Biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang.
B. Biaya Pemesanan [Ordering Cost = A]
Semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk menentukan pemasok [supplier], pengetikan pesanan, pengiriman pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan seterusnya. Biaya ini diasumsikan konstan untuk setiap kali pesan.
C. Biaya Penyimpanan [Holding Cost/ Carrying Cost = i]
Semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya ini meliputi:
(1) Biaya Memiliki Persediaan [Biaya Modal]
(2) Biaya Gudang
(3) Biaya Kerusakan dan Penyusutan
(4) Biaya Kadaluarsa
(5) Biaya Asuransi
(6) Biaya Administrasi dan Pemindahan

ii. Metoda Pengendalian Persediaan
A. Metode Pengendalian Tradisional
Metode ini menentukan:
(1) Jumlah ukuran pemesanan ekonomis (EOQ)
(2) Titik pemesanan kembali (Reorder Point)
(3) Jumlah cadangan pengaman (Safety Stock) yang diperlukan.
Hal ini kemudian memunculkan 2 metoda dasar pengendalian persediaan yang bersifat probabilistik, yaitu:
(1) Metoda P, yang menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu perioda yang tetap (mingguan, bulanan, dan sebagainya), sedangkan kuantitas pemesanan akan berulang-ulang.
(2) Metoda Q, yang menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan (kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali pemesanan, sehingga saat pemesanan dilakukan akan bervariasi.

B. Metoda Perencanaan Kebutuhan Material

iii. Model Statis EOQ
Metode ini pertama kali dicetuskan oleh Ford Harris pada tahun 1915, tetapi lebih dikenal dengan nama metode Wilson karena dikembangkan oleh Wilson pada tahun 1934. Metode ini digunakan untuk menghitung minimasi total biaya persediaan berdasarkan persamaan tingkat atau titik equilibrium kurva biaya simpan dan biaya pesan.
Model persediaan yang paling sederhana ini memakai asumsi-asumsi sebagai berikut:
a. Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan
b. Kebutuhan (permintaan) setiap perioda diketahui tertentu.
c. Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia (instaneously) atau tingkat produksi (production rate) barang yang dipesan berlimpah (tak terhingga).
d. Waktu ancang-ancang (lead time) bersifat konstan.
e. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung dapat digunakan.
f. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan (shortage).
g. Tidak diskon untuk jumlah pembelian yang banyak (quantity discount).

Tujuan model ini adalah untuk menentukan jumlah ekonomis setiap kali pemesanan (EOQ) sehingga meminimasi biaya total persediaan di mana:

Biaya Total Persediaan = Ordering Cost + Holding Cost + Purchasing Cost

Parameter-parameter yang dipakai dalam model ini adalah:

s = Jumlah kebutuhan barang selama satu perioda (misalnya 1 tahun)
A = Ordering cost setiap kali pesan
i = Holding cost per-satuan nilai persediaan per-satuan waktu
c = Purchasing cost per-satuan nilai persediaan
t = Waktu antara satu pemesanan ke pemesanan berikutnya

Rumus :




Secara grafis, model dasar persediaan ini dapat digambarkan sebagai berikut:




















Gambar 11. Model dasar persediaan EOQ


Gambar 12. Grafik penentuan lot ekonomis


Contoh Perhitungan :
Biaya-biaya berikut ini dikeluarkan jika kita akan membeli komponen X :
A [Biaya Pemesanan] = $ 8,33
s [penggunaan per tahun] = 1500 unit
i [biaya penyimpanan per tahun] = $ 0,10/unit/tahun
c [biaya bahan per unit] = $ 1





EOQ = 500 unit



Total Cost = 25 + 1500 + 25
Total Cost = $ 1550


Tabel 7. Perhitungan EOQ dengan Tabel

q0 As/q0 iq0/2 sc C
200 62 10 1500 1572
300 42 15 1500 1557
400 31 20 1500 1551
500 25 25 1500 1550 EOQ
600 21 30 1500 1551
700 18 35 1500 1553
800 16 40 1500 1556








Gambar 13. Kurva EOQ untuk komponen X