TEKNIK DALAM PENJADWALAN PROYEK

TEKNIK DALAM PENJADWALAN PROYEK

Pengendalian proyek mencakup:
 Pengendalian terhadap sumber daya, biaya, mutu, dan anggaran.
 Bagaimana relokasi sumber daya, atau anggaran harus dilakukan dalam rangka meminimalkan biaya proyek atau untuk menjaga agar jadwal penyelesaian proyek bisa dipenuhi.

Suatu proyek yang dapat diselesaikan tepat waktu atau lebih cepat daripada jadwal yang ditetapkan akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan melalui penghematan sumber daya yang digunakan, seperti upah tenaga kerja, biaya sewa peralatan dan biaya – biaya over head (misalnya bunga bank, asuransi, dan administrasi).

Teknik yang populer dalam penjadwalan proyek dapat dikelompokkan ke dalam dua metoda, yaiu bagan balok dan perencanaan jaringan kerja.

Bagan Balok [Gantt Chart]
• Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt pada tahun 1916.
• Bagan ini menggambarkan elemen – elemen kegiatan dari suatu proyek, dalam susunan vertikal, dan kronologis waktu pelaksanaan proyek, dalam arah horizontal, dengan menggunakan skala waktu yang proporsional.

Contoh:
Misalnya, suatu perusahaan akan memindahkan kantor pemasarannya ke suatu lokasi yang baru. Elemen kegiatan proyek beserta estimasi waktunya sebagai berikut:

Elemen Kegiatan Kegiatan Pendahulu Estimasi Waktu (hari)
A. Menyusun rencana tata letak - 4
B. Memilih dan memesan furniture A 12
C. Memasang sistem komunikasi A 8
D. Menata furniture B 4
E. Mengangkut barang-barang C 4
F. Menata barang-barang D, E 6
G. Pemindahan personel F 2

Dalam bentuk Gantt Chart, jadwal kegiatan proyek tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

0 4 8 12 16 20 24 28
A. Menyusun rencana tata letak

B. Memilih dan memesan furniture
C. Memasang sistem komunikasi
D. Menata furniture
E. Mengangkut barang-barang
F. Menata barang-barang
G. Pemindahan personel

Kelebihan:
• Metoda ini relatif sederhana, mudah dimengerti dan mudah pembuatannya.
• Mudah untuk digunakan memantau perkembangan proyek, bagan balok meberikan kemudahan bagi manajer untuk mengetahui kegiatan apa yang sudah selesai, sedang berjalan, atau belum dilaksanakan. Dengan membandingkan antara keadaan nyata dan rencana, dapat diketahui apakah progres dari proyek yang bersangkutan sesuai jadwal atau mengalami keterlambatan.

Kelemahan:
 Tidak secara langsung dapat menunjukkan hubungan antar kegiatan, sehingga apabila suatu kegiatan mengalami penundaan maka akan sulit untuk mengetahui kegiatan berikut apa yang akan terpengaruh, dan bagaimana dampaknya terhadap waktu selesainya proyek.
 Tidak dapat menunjukkan kegiatan apa saja yang merupakan kegiatan kritis.

PERENCANAAN JARINGAN KERJA [Network Planning]
Model yang produknya berupa informasi mengenai kiegiatan-kegiatan yang ada dalam diagram jaringan kerja yang bersangkutan.
Dengan perencanaan jaringan kerja dapat dilakukan analisis terhadap jadwal waktu selesainya proyek, masalah yang mungkin timbul kalau terjadi kelambatan, probabilitas selesainya proyek, biaya yang diperlukan dalam rangka mempercepat penyelesaian proyek dan sebagainya.
Pendekatan Dalam Menggambarkan Diagram Jaringan Kerja









n = Nomor Kejadian
x = Lama Aktivitas
A = Nama Aktivitas
ES = Waktu mulai paling awal [Earliest Start]
LS = Waktu mulai paling akhir [Latest Start]
EF = Waktu selesai paling awal [Earliest Start]
LF = Waktu selesai paling akhir [Latest Start]



Gambar 1. Hubungan peristiwa kegiatan pada AOA










Gambar 2. Hubungan peristiwa kegiatan pada AON


Dua teknik perencanaan jaringan kerja yang populer adalah CPM (Critical Path Method) yang diperkenalkan oleh JE Kelly dari Remington Rand dan MR Walker dari duPont pada tahun 1957 dan PERT (Program Evaluation Review Technique) yang dikembangkan oleh US Navy bekerja sama dengan Booz, Allen dan Hamilton pada tahun 1958.
Keduanya memvisualisasikan proyek dalam bentuk diagram jaringan kerja (network diagram). CPM dan PERT banyak digunakan dalam pengendalian proyek, misalnya dalam kegiatan militer, konstruksi, intalasi, pabrikasi dan pengairan.
Beberapa definisi dan simbol dalam analisis jaringan kerja adalah :


Lingkaran atau kejadian (permulaan atau akhir dari suatu pekerjaan atau kegiatan)

Tanda panah atau beberapa tipe kegiatan (aktivitas) yang dibutuhkan yang biasanya mempunyai beberapa acuan dalam suatu daerah waktu.

Kegiatan semu (merancang suatu keperluan waktu yang diarahkan tetapi kegiatan tersebut tidak menggunakan waktu dan sumber daya).
Jaringan kerja Suatu susunan kejadian dan kegiatan yang menggambarkan penentuan arah waktu dari suatu susunan proyek

Beberapa ketergantungan antar aktivitas:







Gambar 3. Kegiatan B mulai setelah A selesai












Gambar 4. Kegiatan B dan C dapat dimulai setelah kegiatan A selesai














Gambar 5. Kegiatan C dan D dapat dimulai setelah kegiatan A dan B
selesai


















Gambar 6. Hubungan ketergantungan dengan memakai dummy
Contoh Penerapan Diagram Jaringan Kerja Dalam Proyek
PT XYZ ingin meluncurkan produk baru di pasaran. Produk itu dibeli dari perusahaan manufaktur lain. Yang dilakukan PT XYZ adalah mengepaknya dan menjual pada distributor di berbagai wilayah. Riset pasar telah menghasilkan volume yang diharapkan dan tenaga sales yang dibutuhkan. Perusahaan ini ingin penempatan produk secepatnya dilakukan di pasar.




Langkah yang dilakukan:
1. Penetapan tujuan
Manajemen telah menentukan agar peluncuran produk dilakukan secepatnya. Manajer proyek memutuskan untuk mengakhiri proyek pada akhir bulan Oktober 2006 setelah dimulai pada bulan April 2006.
2. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan.
a. Dirikan kantor penjualan: sewa tenaga manajer penjualan
b. Cari tenaga penjualan: manajer penjualan akan merekrut sales
c. Melatih [training] sales: sales dilatih untuk menjual barang ke distributor.
d. Pilih beberapa agen periklanan: manajer penjualan memilih agen yang tepat untuk mempromosikan produk baru.
e. Merencanakan strategi periklanan: kantor penjualan dan agen merancang cara periklanan.
f. Pelaksanaan pengiklanan: agen melakukan promosi ke pelanggan yang potensial.
g. Merancang bentuk pembungkus/pak yang menarik bagi pembeli.
h. Set-up fasilitas untuk pengepakan.
i. Pak barang-barang dari perusahaan manufaktur.
j. Pilih distributor: manajer penjualan akan memilih distributor mana yang akan melakukan jual beli dengan para sales.
k. Penjualan ke distributor: terima pesanan dari para distributor.
l. Kirim barang ke distributor sesuai pesanan dan kuota yang ada.

Tentukan ketergantungan antar kegiatan dan waktu tiap aktivitas.
Naman Kegiatan Deskripsi Kegiatan Pendahulu Waktu
[hari]
A Rancang pak - 2
B Pesan barang - 13
C Dirikan kantor penjualan - 6
D Set-up fasilitas pengepakan A 10
E Pilih distributor C 9
F Rekrut tenaga penjualan [sales] C 4
G Training tenaga penjualan [sales] F 7
H Pilih agen iklan C 2
I Rencanakan strategi promosi H 4
J Lakukan promosi I 10
K Pak barang-barang B, D 6
L Penjualan ke distributor E, G 6
M Kirim barang K, L 6

Latihan:
1. Buatlah digram Gantt Chart dan jaringan kerja dengan informasi sebagai berikut:

Kegiatan Kegiatan Pendahulu Waktu
A - 5
B - 7
C A 5
D A, B 6
E A, B 8
F C 4
G D, F 9
H E, G 10


2. Buatlah digram Gantt Chart dan jaringan kerja dengan informasi sebagai berikut:

Kegiatan Waktu
A-B 6
A-C 4
C-B 3
C-D 3
C-E 2
B-D 0
B-E 5
D-F 4
D-E 1
E-F 4